حرفهای آقای صرامی را شنیدم. به دلم نشست. مخصوصا مثال‌های عینی که از روند کند خدمت‌رسانی در شهر به میان آورد و راهکارهای علمی، عملی و ساده‌ای که برای رفع مشکلات و راه‌اندازیِ موتور محرکهء آبادانی شهر ارائه داد. تفاوت راکاملا می‌توان در صحبت‌های ایشان حس کرد. شعار اصلی صرامی که همان قوی کردن مدیریت اجرا در شهر است آرزوی چندین سالهء همه ماست. آرزویی که امید دارم با انتخاب صرامی به عنوان نمایندهء شهر، آن را به گور نبرم. مشکلاتی که صرامی آنها رابیان کرد آنقدر برایم ملموس بود که گاهاً تصور کردم دارد در مورد ادارهء خود ما صحبت می‌کند! و راهکارهای صرامی آنقدربه نظرم عملی آمد که با خودم فکر کردم چرا مدیران ما اینطور فکر نمی‌کنند؟! یکی از ساده‌ترین حرفهای صرامی این بود که اگر جلسات اداری ما منظم شود و از درون آن مصوباتی که به درد مردم می‌خورد بیرون بیاید خیلی از مشکلات قابل حل است.
اینجانب بارها در جلسات اداری مختلف شرکت کرده‌ام. جلساتی که بیشتر وقت پرسنل یک اداره، سازمان یا نهاد را به خود اختصاص می دهد و متاسفانه خودم شاهد بوده‌ام که نیمی از زمان این جلسات بیهوده از بین می رود و این بدان معناست که هدفی که مسئولان ما از برگزاری این جلسات در پی آن هستند، هیچ‌گاه حاصل نمی‌گردد. خیلی از این جلسات، جهت پیگیری نتایج جلسات گذشته بوده و غیر ضروری می باشند. تصور کنید جلسه‌ای اداری تشکیل گردد و پس از سخنرانی این مسئول و خطابه سرائی آن مسئول، به طور معجزه آسایی چندین مصوبه از درون آن بیرون آید! به هر حال تعدادی افراد یا مسئولین می‌بایست عهده‌دار وظایفی گردند تا آن مصوبات اجرائی شوند. پس از مدتی مدیر به نحوی می‌خواهد پیشرفت اجرایی مصوبات جلسه را دریابد. به همین خاطر مجبور است جلسه‌ای تشکیل دهد تا افراد به توضیح فعالیت‌های خود بپردازند. خوب؟ باسابقه‌ای که از جلسات اداری در نظر داریم چند جلسه باید تشکیل شود تا فقط مصوبات آن جلسهء اول پیگیری شود؟ فراموش نکنید که سخنرانی این مسئول و خطابه سرائی آن مسئول در هر جلسه سر جای خودش هست و اگر خدای نکرده به این مسئول بگوییم شما امروز صحبت نکن یا به آن مسئول بگویم در مورد دستور جلسه صحبت کن ممکن است بدشان بیاید و از جلسه بعد در جلسات حاضر نشوند و مدیر را بگذارند در خماری حضورشان! اما محسن صرامی می‌گوید که یک مدیر اجرائیِ توانمند می تواند از راههای دیگری نتایج جلسات قبل را پیگیری کند. مثلاً می تواند با افراد به صورت مجزا و فردی صحبت کرده و از نتایج فعالیت آنها باخبر شود، از یادداشتهای کوچک استفاده کند و آن را به افراد بدهد و موارد را گوشزد کند و یا از یک تلفن کمک گرفته و پیگیر نتایج جلسه قبل باشد.
خیلی افراد هستند که وقتی به جلسات اداری می‌آیند اصلا نمی‌دانند برای چه آمده‌اند! آنهایی هم که می‌دانند برای چه به جلسه دعوت شده‌اند متاسفانه نمی‌دانند چه بگویند! همین می‌شود که معمولا جلسه شروع می‌شود و هر چه پیش می‌رود بحثهای بیهوده بالا می‌گیرد چرا که نفر بعدی به جای آنکه در مورد موضوع جلسه صحبت کند می‌خواهد اول حرفهای خودش را بزند و بعد در مورد تک تک آنچه افرادِ ماقبل او گفته‌اند نیز اظهار نظر کند! حال حساب کنید در جلسه‌ای با حضور ده نفر، آن نفر دهم چند دقیقه وقت جلسه را می‌گیرد که حرف بزند! حرفهایی که هیچ‌کدام به دستور جلسه ربطی ندارد و اظهار نظر فاضلانه اوست در مورد صحبتهای تک تک آن نه نفر قبلی! محسن صرامی می‌گوید برای مدیریت زمان و دستیابی به اهداف جلسه، باید هدف واضحی را برای جلسه تعیین نموده و آن را در دعوتنامهء افراد بنویسیم. این کار به صورت چشمگیر و قابل توجهی به جلسهء ما نظم می بخشد. حتی می‌شود یک لیست از هر آنچه که باید در جلسه مطرح شود تنظیم کرده، سپس مقابل هر آیتم نام فردی که انتظار می رود آن آیتم را انجام دهد بنویسیم و(در صورت امکان) 24 ساعت قبل از شروع جلسه آن را منتشر کنیم تا همه بدانند که درخصوص چه موضوعاتی در جلسه بحث خواهد شد، هر فرد بداند در چه مواردی مشارکت دارد و در چه مواردی باید صحبت کند. این کار علاوه بر مدیریت زمان جلسه باعث می‌شود افراد بدانند انتظارات سیستم یا مدیر از آنها چیست و روی موضوعات مربوط به خود فکر کرده و با ایده‌های اجرایی به جلسه بیایند، نه اینکه خداخدا کنند نفر چندم باشند تا حداقل حرفی برای گفتن داشته باشند!
مطمئنا سوال خیلی از مردم شهر ما این است که چرا این همه جلسه در طول ایام، در ادارات مختلف این شهر برگزار می‌شود اما اثری از نتیجهء این همه جلسه در چهرهء شهر نمی‌بینیم؟ محسن صرامی در پاسخ به این سوال حرف جالبی می‌زند. او می‌گوید اغلب جلسات ما یک گپ دوستانه است! چرا که تصمیمات و توافقات، بدون تعیین مسئول مربوطه و زمان انجام کار، صرفاً یک هم صحبتی گذراست! محسن می‌گوید اینکه این همه زحمت بکشیم، عده‌ای مسئول رادور هم جمع کنیم، جلسه را مدیریت کنیم و بعد مصوبه‌ای از آن جلسه بگیریم، بدون اینکه مشخص باشد چه کسی مسئول اجرای آن مصوبه است هیچ فایده‌ای ندارد. او می‌گوید: یک مدیر اجرایی قوی باید  به وضوح مشخص کند، چه کسی، ظرف مدت چه زمانی، چه کاری را باید انجام دهد!
یکی دیگر از معضلات جلسات اداریِ ما نبود وقت مشخصی برای شروع و پایان جلسه است. درست است که در دعوت‌نامه قید می‌کنیم شروع جلسه راس ساعت 8 ، اما همهء ما می‌دانیم که این جلسه تا ساعت 8:30 شروع نخواهد شد و تا ساعت8:45 به دلیل نیامدن بعضی از آقایان – یا خانم‌ها- رسمیت نخواهد یافت. محسن صرامی می‌گوید:  خیلی ناعادلانه است که افرادی که سر وقت به جلسه آمده اند انتظار بکشند و  گرانبهاترین سرمایه خود که همان وقتشان است -و تازه این هم مال خودشان نیست و مال مردمی است که قرار است این مسئولین به آنها خدمت کنند- را اینگونه هدر دهند. محسن می‌گوید باید زمانی برای شروع و پایان جلسه مشخص کرد. منتظر متأخرین نباید شد، اصلا اینگونه فرض می‌کنیم که متأخرین به هیچ وجه به جلسه نخواهند آمد و در زمان مشخص شده جلسه را شروع میکنیم. محسن می‌گوید سقف جلسه را همان موقع اعلام می‌کنیم تاافراد به اندازه وقتشان صحبت کنند و علاوه بر به حاشیه نرفتن مباحث، در وقت معین به نتیجه مشخص دست پیدا کنیم. البته من به ایشان پیشنهاد می‌کنم حتی می‌شود درب اتاق جلسات را دقایقی پس از ساعتی که به عنوان شروع جلسه ذکر شده قفل کرده تا افرادی که دیر به جلسه می رسند اجازه ورود پیدا نکنند. با این روش شما می توانید مطمئن باشید که در جلسه بعدی آنها تأخیر نخواهند داشت!
یکی دیگر از راهکارهای محسن صرامی برای بهبود بهره‌وری در جلسات اداری همان کاری است که ایشان در مدیریت خود بر آموزش و پرورش از آن استفاده می‌کرده و آن را قانون بیست هشتاد می‌نامد! او پیرو این قانون در جلسات اداریِ سیستم تحت مدیریت خویش، 20% موارد با اهمیت را در ابتدای دستور جلسه قرار میداده و به راحتی با این روش -در صورت کمبود وقت- به 80% از نتایج برگزاری جلسه -پیش از اتمام آن- دست پیدا می‌کرده است. از دیگر روش‌های مدیریت جلسات در زمان ریاست وی بر آموزش و پرورش نتیجه گرفتن از هر موضوع در جای خود بوده، بدین‌صورت که وقتی موردی در دستور جلسه مطرح می گردد، نحوه خاتمه بحث را خلاصه کرده، قبل از اینکه به سراغ آیتم بعدی بروند، توافقات را در خصوص آیتم فعلی کامل می‌کنند. همین امر بوده که به اذعان مدیران ارشد آموزش و پرورش معمولا از دل هر جلسهء اداری چندین نتیجهء مطلوب بیرون می‌آمده و سریعا اجرایی می‌گردیده است.
باز اظهار امیدواری می‌کنم با رای آوردن صرامی به عنوان نمایندهء شهر، شاهد تحول عظیمی در مدیریت اداری شهر باشیم. انشاءالله.